オフィス移転を機に電話も見直してみよう

オフィスで使用している電話は、一般的にはビジネスホンと呼ばれる業務用のもので、家庭用電話とは異なる機能を持っています。
オフィス移転を機に、ビジネスホンに切り換えたり、ビジネスホンの入れ替えを検討したりする会社も多いでしょう。

ひとくちにビジネスホンといっても色々です。
今回は、普段あまり意識していないかもしれない、ビジネスホンの機能をご紹介します。

ビジネスホンの代表的な機能

問い合わせの内容や、部署別に複数の電話番号を使い分けたり、内線を利用したりするのが、ビジネスホンの基本的な機能です。

それに加えて、
電話帳
ナンバーディスプレイ
外線間転送
リモートコールバック
着信拒否
非通知拒否
自動応答機能
代理応答
不審者威嚇機能
ボイスメール
着信お待たせ機能
会議通話機能
通話モニター
スマートフォン連携機能
通話メモ
ワンショット留守電
着信履歴メール送信
不応答着信お知らせ
メールリモコン
無人受付システム
通話情報管理システム
システムカレンダー
ネットワーク連動カメラ
追っかけ転送
留守番電話
自動通話録音
発信禁止番号
回線使用制限
迷惑電話撃墜
バラエティー応答
擬似話中返し
着信ウェイトメッセージ
FMCサービス
などなど・・・

実に様々な機能があります。
携帯電話などで電話帳や、ナンバーディスプレイはイメージ出来ると思いますが、それ以外に、この中で使用頻度が高そうな機能を2つご紹介します。

外線間転送

リモートコールバック

外線間転送とは、会社にかかってきた電話をあらかじめ登録しておいた携帯電話などの番号に転送出来る機能です。
担当者が外出していて不在であったとしても、その担当者の携帯電話に転送出来るので、折り返し電話などでお客様を待たせる事無く、電話を取り次ぐ事が出来ます。
リモートコールバックとは、外出先から会社の電話回線を利用して電話をかけられる機能です。
自分の会社の決められた電話番号に、自分の携帯電話からワンコールして電話を切ります。
すると自動でコールバックがありますので、その電話に出て、電話したい相手の電話番号を入力すると、会社の電話からかけているのと同じ事になります。

外出先から自分の携帯電話で電話をかけなければならず、通話料が気になる場合には便利な機能となります。

その他の気になる機能

その他、あまり使用頻度は高くないかもしれませんが、気になる機能を3つご紹介します。

疑似話中返し

不審者威嚇機能

通話モニター

疑似話中返しとは、かかってきた電話に対して、コールがなるのではなく話し中の「ツー・ツー・・・・」という音声が鳴るように設定出来る機能です。
事情があって一時的に全社員が電話に出られない場合に設定をしておくと、電話が鳴る事はないので、コール音が社内に鳴り響き続けるという事もないですし、電話をかけてきた人も、話し中だと思って、時間をおいてかけ直してもらえるという事になります。

使用状況は限定的かもしれませんが、知っておくと便利な機能かもしれません。

不審者威嚇機能とは、夜間などの不在時に侵入者があった場合、センサーで感知してコール音で威嚇したり、緊急電話を登録された電話に発信して、侵入者を知らせたりする機能です。

コール音に驚いて、逃げ出す可能性もありますし、つながった電話はスピーカーから流れるので、声で威嚇する事も出来ます。

こちらはあまり利用したくない機能ではありますが、もしもの時に、盗難などを未然に防げるかもしれません。

通話モニターとは、誰かが電話している内容を、別の電話でモニター出来る機能です。
盗み聞きしている様で気が引けるかもしれませんが、例えば、クレームの電話が入った場合に、電話の内容をモニターして、クレーム内容やお客様の様子を共有する事が出来ます。
モニターしている電話から音声が相手に伝わる事はありません。

まとめ

ビジネスホンの機能はあまり意識していないかもしれませんが、意外と便利な機能もあります。普段は見直しをする機会も少ないでしょうから、移転などの機会に見直してみるのも良いでしょう。
また、ビジネスホンは中古品も多く流通していますし、電話機は綺麗にクリーニングされている事が多いので、中古品を導入する事でコストを下げる事が出来ます。

どうしても新品の最新機能が使いたいという場合以外は、中古品を導入する事をおすすめします。

担当：鬼山