クラウドサービス、OneDrive の活用・運用方法

ビジネスの世界でも幅広く活用されているクラウドサービス。今回は、Microsoft(マイクロソフト)社が提供しているOneDrive(ワンドライブ)を仕事上で効果的に運用する方法を考えていきたいと思います。

OneDriveとは

インターネット上のストレージサーバーにユーザーがファイルを保存できる「オンラインストレージサービス」のひとつです。他にはDropbox（ドロップボックス）やGoogle（グーグル）ドライブなどが有名です。

このサービスを使うことでファイルを会社のパソコン、スマホやiPhone（アイフォン）、自宅のパソコンなど複数の端末で簡単に共有することができます。またほかのメンバーとファイルを共有することが可能です。

使用できる容量は無料で15GBと十分な容量が用意されていますが有料プランを利用することでさらに増やすことができるようになっています。

OneDriveを利用するにはMicrosoftアカウントが必要ですが、これは無料で作成できます。

OneDriveの活用方法

やはり一番の活用方法としてはOfficeソフトとの連携ではないでしょうか。

OneDriveを利用すれば、場所を選ばずにドキュメントなどの操作をすることができます。

例えば、会社のパソコンで作成していた文書ファイルをOneDriveにアップロードすることで、スマホや自宅のパソコンで確認、編集を行うことができます。

パソコンの場合はWEBブラウザーからOneDriveにサインインすることでファイルの閲覧、編集を行うことができます。

WordやExcel、PowerPointのファイルの場合Microsoft OfficeがインストールされていないパソコンでもOffice Online（オフィス　オンライン）というWEBアプリを利用して閲覧、編集を行うことができます。

通常のOfficeソフトと比べると機能は制限されていますが簡単な編集であれば問題ありません。

WindowsパソコンやMac（マック）にはOneDriveを便利に利用できるデスクトップ アプリが提供されています。

インストールすることで通常のフォルダと同じように扱えて、ファイルのコピーや削除が行えます。

そして自動的にOneDriveのオンラインストレージとの同期も行われるので常に最新のファイル状態で作業を行うことができます。(Windows8.1は標準でインストールされています)

また特定のファイルやフォルダーをほかの人と共有することが可能です。この機能とOffice Onlineを利用して同じ文書ファイルをほかの人と共有して同時に共同編集を行うといったこともできます。

スマホやタブレット、iPhoneなどのAndroid／ iOS端末で利用する場合はそれぞれ専用のアプリを提供しているのでそれを利用することでファイルのアップロードやダウンロード、削除、移動などができるようになります。

さらにアプリの機能でスマホで撮った写真や動画を自動的にOneDriveにアップロードできます。

またOffice Mobile（オフィス　モバイル）というアプリを利用することでOneDrive 上にあるWordやExcel、PowerPointのファイルの閲覧、編集が可能になります。

まとめ

このようにOneDriveを利用することで便利に時間を有効に使うことができるようになります。

ただ、OneDriveに限ったことではありませんがクラウドサービスを利用する際は会社のセキュリティー・ポリシーに接触しないか十分に確認して利用するようにしましょう。