中小企業がクラウドを導入するメリットを判断するには？

公開日： 2014/10/06 : 最終更新日：2016/05/23 クラウド

「クラウド」とは何か？

　あえて一言でまとめますと、「クラウド」とは、“インターネットを仕事で活用するための利用形態”です。

　ここで言う「クラウド」という言葉は、“Cloud Computing”（クラウド・コンピューティング）の略語です。

　“Cloud”は「雲」を意味する英単語で、インターネットを介してコンピュータの資産を有効活用しようという考え方です。

　個人のメールには、GmailやYahoo!メールを使っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。これもクラウドの一種です。

　そう、皆さんは、知らず知らずのうちにクラウドを既に使っているのです。

会社に導入するメリットは？

　個人利用の話は別として、「ウチの会社でクラウドを導入して、本当にメリットがあるの？」という疑問もあるでしょう。

　以下の質問に、○か×で回答してください。

支店や営業所が複数ある（これから増やす予定）
海外に子会社や駐在員を置いている（またはその計画がある）
経営者や営業担当の出張が多い
電話・FAX利用料金が年々高額になっている
社内社外問わず、毎日膨大な資料を印刷している

　これらのうち、１つでも○が付くのであれば、クラウドを導入するメリットがあると言えます。

時間と場所の制約をクラウドで解決

　クラウドがもたらす最大のメリットは、“時間と場所の制約を無くす”ことです。

　支店が複数ある、出張する従業員が多い、といった場合には場所の制約がありますし、当然ながら、海外に支店や駐在員を置くようなケースでも、時間の制約（時差）を考えなくてはなりません。

　ですが、インターネット、そしてクラウドの普及によって、時間と場所の制約が解消され、遠隔地との双方向的なやり取りも容易になりました。

　そのような現代においては、自社でコンピュータシステムを構築・運用するよりも、クラウドを利用したほうが安価で済む（※脚注）場合が多くあります。

代表的なクラウド利用例

　低予算で導入できて、すぐに効果が期待できるクラウドとして、「ストレージサービス」と「Web会議システム」をご紹介します。

　まず、「ストレージサービス」。

　これは、会社で作成する様々な資料――例えば、エクセルで作った売上報告や予算計画等の資料、パワーポイントで作ったお客様向けの提案書など――の保管場所をパソコン上に保管するのではなく、インターネット上の専用領域に保存するというものです。

　ユーザーそれぞれに専用のストレージが用意されるので、予め、会社で契約したIDとパスワードを使って利用することになります。

　つまり、ホームページやブログのように誰でも閲覧可能なものではありませんので、ご安心ください。

　クラウド上に必要な資料を保存（アップロード）しておけば、そこへのアクセスを認められた人であれば、“誰でも”、“いつでも”、“どこからでも”、資料の確認ができるため、複数人でひとつの資料を編集する場合などには、非常に便利です（もちろん、セキュリティを保つために、管理者側で様々な制限を設けることもできます）。

　次に、「Web会議システム」です。

　これはその名の通り、電話会議の進化形と解釈しても問題ないでしょう。

　電話会議が公衆回線を使うのに対して、Web会議システムではインターネット回線を利用するので、通信費用の削減に繋がります。

　さらに、カメラ機能付きのパソコンやスマートフォン、タブレット端末などを使えば、音声のみならず、相手方の表情を確認しながらやり取りをすることも可能です。

　出張先から上司へ報告をするために、１回あたり数千円単位の通信費を使ってしまったという経験は、多くの人にあるのではないでしょうか。

　クラウドを使えば、そういったコストも削減できるんです。